1. ビジネス文書(手紙)の書き方のルール
1.敬称
| 敬称の種類 | 使い方 | 使用例 |
|---|---|---|
| 御中 | 組織や姓名の無い固まりに用いる | 平和物産株式会社御中、総務部御中 |
| 様 | ・個人の名前に用いる ・名前の前に肩書きがある場合に用いる |
鈴木花子様 営業部長 鈴木太郎様 |
| 先生 | 「先生」と呼ばれる職業についている人に用いる。 | (医師、教師、作家、政治家、弁護士等に対して)井上先生 |
| 敬称の種類 | |
|---|---|
| 御中 | |
| 使い方 | 使用例 |
| 組織や姓名のない固まりに用いる | 平和物産株式会社御中 総務部御中 |
| 敬称の種類 | |
| 様 | |
| 使い方 | 使用例 |
| ・個人の名前に用いる ・名前の前に肩書きがある場合に用いる |
鈴木花子様 営業部長 鈴木太郎様 |
| 敬称の種類 | |
| 先生 | |
| 使い方 | 使用例 |
| 「先生」と呼ばれる職業についている人に用いる | (医師、教師、作家、政治家、弁護士等に対して)井上先生 |
※基本的には、ビジネス上「殿」は使いません。
2.冒頭語と結語
ビジネス上の手紙や文書の書き方には一定のルールがあります。それぞれに使う際のルールがあるので、内容や趣旨に沿うものを正しく使うようにします。
| 冒頭語 | 結語 |
|---|---|
| 拝啓 | 敬具 |
| 前略 | 草々 |
「拝啓」「敬具」…もっとも一般的に使われる
「前略」「草々」…前文を省略する場合(簡潔に本文を始める)
3.時候の挨拶
冒頭語の後に「時候の挨拶」が続きます。
月によって変わっていきます。
慣用的に使われていますので、季節によって使い分けます。
| 1月 | 初夏の候、酷寒の候、大寒のみぎり |
|---|---|
| 2月 | 晩冬の候、立春の候、春草のみぎり |
※3月以降の月は、本やネット等でご自身で調べてみましょう。
4.主文
- 時候の挨拶の後に一行改行して、「主文」を書きます。
- ワープロ書きでもいいですが、手書きの場合は丁寧さを心がけます。
- 誤字・脱字は厳禁です。一字でも間違ったら、書き直しをしましょう。(修正液は使わない)
- 特に日付など、書きもれがないように記入します。
- 宛名では、どんなに長い社名でも(有) (株)などの省略はしない。
- 企業や部門、係など部署宛てであれば「御中」をつける。
- あて先が、採用担当者あどの個人宛てであれば「様」をつけます。
- 相手の名前と役職がわかる場合は、「吉田部長様」× → 「部長 吉田様」○
5.用件を結ぶ挨拶
- 「何卒、よろしくお願い申し上げます。」「まずはお願いまで」など。
6.用件を結ぶ挨拶
- 一行改行して、文末右側に結語を入れる
7.氏名、住所、電話番号、メールアドレスは忘れずに
2. その他の注意点
- 内容も大切ですが、封筒が汚れていたりシワシワであれば、中身を見る前に印象を決めてしまうものです。
手書きであれば字の丁寧さもポイントになります。 - 封筒はのりづけで封をします。(セロハンテープやホッチキスは使用しません)
- 締め切り日を確認して余裕を持って投函する。(書留や簡易書留を利用する)
3. 見やすいビジネス文書(手紙・御礼状・提出書類)を作る
企業より資料や案内書が到着した後や面接後、会社訪問後などは、必ずお礼状を出しましょう。お礼状を出すことによって、熱意や積極性、安心感が伝わります。
- 横書きが一般的
- 表記は現代仮名づかいで
・常用漢字表、現代仮名づかいに基づき、読みは常用漢字音訓表に準じる。
・学術用語、専門用語には出来るだけルビをふる。 - 難しい用語は使わない
・わかりにくい言葉、むずかしい語は出来るだけ、日常用語に置き換える。
・略語、俗語、方言、新語は使用しない。 - 数字はアラビア数字が基本
・ビジネス文書では、数字は特に注意して表すことが大切である。
・通常、アラビア数字を用いるが、誰でも一目で分かる様な配慮が必要である。
・年号や電話番号以外は3桁ごとにカンマで区切る。 - いろいろな記号を使いこなす
・句読点は付け方を誤ると、意味が異なり分かりにくくなる可能性がある。
・「？」や「！」などの感情表現を示す記号は、ビジネス文書には用いない。 - 見出しは文章のきめて
・見出しは受け取る側に内容がわかるように工夫し、要領よくまとめる。 - 訂正ははっきり分かりやすく
・基本は、書き直す(誤字・脱字のままで出さない)
・訂正は「－」又は「＝」で消し、訂正消印を押し、正しい文字を上部に記入。
・数字の場合は誤った数字だけでなく当該数字全てを消し、正しい数字を記入
・数字の場合は「＜」又は「｛｝」を使いその中に正しい追加文字を記入する。 - ページに数字を入れる
- 上手に仕上げるテクニック
・表やグラフなど簡単な物は本文中に入れ、別にするときは「別紙参照」として、添付書類に一括してまとめる
4. 封筒記入の注意点
