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1.ビジネス文書(手紙)の書き方のルール

1.敬称

継承の種類 使い方 使用例
御中 組織や姓名のない固まりに用いる 平和物産株式会社御中、総務部御中
・個人の名前に用いる
・名前の前に肩書きがある場合に用いる
鈴木花子様
営業部長 鈴木太郎様
先生 「先生」と呼ばれる職業についている人に用いる。 (医師、教師、作家、政治家、弁護士等に対して)井上先生

※基本的には、ビジネス上「殿」は使いません。

2.冒頭語と結語

ビジネス上の手紙や文書の書き方には一定のルールがあります。それぞれに使う際のルールがあるので、内容や趣旨に沿うものを正しく使うようにします。

冒頭語 結語
拝啓 敬具
前略 草々

「拝啓」「敬具」…もっとも一般的に使われる
「前略」「草々」…前文を省略する場合(簡潔に本文を始める)

3.時候の挨拶

冒頭語の後に「時候の挨拶」が続きます。
月によって変わっていきます。
慣用的に使われていますので、季節によって使い分けます。

1月 初春の候、酷寒の候、大寒のみぎり
2月 晩冬の候、立春の候、春寒のみぎり

※3月以降の月は、本やネット等でご自身で調べてみましょう。

4.主文

  • 時候の挨拶の後に一行改行して、「主文」を書きます。
  • ワープロ書きでも良いですが、手書きの場合は丁寧さを心がけます。
  • 誤字・脱字は厳禁です。一字でも間違ったら、書き直しをする。(修正液は使わない)
  • 特に日付など、書きもれがないように記入します。
  • 宛名では、どんなに長い社名でも(有)(株)などの省略はしない。
  • 企業や部門、係など部署宛てであれば「御中」をつける。
  • あて先が、採用担当者などの個人宛てであれば「様」をつけます。
  • 相手の名前と役職がわかる場合は、「吉田部長様」×→「部長 吉田様」○

5.用件を結ぶ挨拶

  • 「何卒、よろしくお願い申し上げます」「まずはお願いまで」など。

6.用件を結ぶ挨拶

  • 一行改行して、文末右側に結語を入れる。

7.氏名、住所、電話番号、メールアドレスは忘れずに

 

2.その他の注意点

  • 内容も大切ですが、封筒が汚れていたりシワシワであれば、中身を見る前に印象を決めてしまうものです。手書きであれば字の丁寧さもポイントになります。
  • 封筒はのりづけで封をします。(セロハンテープやホッチキスは使用しません)
  • 締め切り日を確認して余裕を持って投函する。(書留や簡易書留を利用する)

 

3.見やすいビジネス文書(手紙・御礼状・提出書類)を作る

企業より資料や案内書が到着した後や面接後、会社訪問後などは、必ずお礼状を出しましょう。お礼状を出すことによって、熱意や積極性、安心感が伝わります。

  1.  横書きが一般的
  2. 表記は現代仮名づかいで
    ・常用漢字表、現代仮名づかいに基づき、読みは常用漢字音訓表に準じる。
    ・学術用語、専門用語には出来るだけルビをふる。
  3. 難しい用語は使わない
    ・わかりにくい言葉、むずかしい語は出来るだけ、日常用語に置き換える。
    ・略語、俗語、方言、新語は使用しない。
  4. 数字はアラビア数字が基本
    ・ビジネス文書では、数字は特に注意して表すことが大切である。
    ・通常、アラビア数字を用いるが、誰でも一目で分かる様な配慮が必要である。
    ・年号や電話番号以外は3桁ごとにカンマで区切る。
  5. いろいろな記号を使いこなす
    ・句読点は付け方を誤ると、意味が異なりわかりにくくもなる可能性がある。
    ・「?」や「!」などの感情表現を示す記号は、ビジネス文書には用いない。
  6. 見出しは文章の決め手
    ・見出しは受け取る側に内容がわかるように工夫し、要領よくまとめる。
  7. 訂正はハッキリわかりやすく
    ・基本は、書き直す (誤字・脱字のままで出さない)
    ・訂正は「-」又は「=」で消し、訂正者印を押し、正しい文字を上部に記入。
    ・数字の場合は誤った数字だけでなく当該数字全てを消し、正しい数字を記入。
    ・脱字の場合は「<」又は「{}」を使いその中に正しい追加文字を記入する。
  8. ページ数字を入れる
  9. 上手に仕上げるテクニック
    ・表やグラフなど簡単な物は本文中に入れ、別にするときは「別紙参照」として、添付書類に一括してまとめる

 

4.封筒記入の注意点

 

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