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1. ビジネス文書(手紙)の書き方のルール

1.敬称

敬称の種類 使い方 使用例
御中 組織や姓名の無い固まりに用いる 平和物産株式会社御中、総務部御中
・個人の名前に用いる
・名前の前に肩書きがある場合に用いる
鈴木花子様
営業部長 鈴木太郎様
先生 「先生」と呼ばれる職業についている人に用いる。 (医師、教師、作家、政治家、弁護士等に対して)井上先生
敬称の種類
御中
使い方 使用例
組織や姓名のない固まりに用いる 平和物産株式会社御中
総務部御中
敬称の種類
使い方 使用例
・個人の名前に用いる
・名前の前に肩書きがある場合に用いる
鈴木花子様
営業部長 鈴木太郎様
敬称の種類
先生
使い方 使用例
「先生」と呼ばれる職業についている人に用いる (医師、教師、作家、政治家、弁護士等に対して)井上先生

※基本的には、ビジネス上「殿」は使いません。

2.冒頭語と結語

ビジネス上の手紙や文書の書き方には一定のルールがあります。それぞれに使う際のルールがあるので、内容や趣旨に沿うものを正しく使うようにします。

冒頭語 結語
拝啓 敬具
前略 草々

「拝啓」「敬具」…もっとも一般的に使われる
「前略」「草々」…前文を省略する場合(簡潔に本文を始める)

3.時候の挨拶

冒頭語の後に「時候の挨拶」が続きます。
月によって変わっていきます。
慣用的に使われていますので、季節によって使い分けます。

1月 初夏の候、酷寒の候、大寒のみぎり
2月 晩冬の候、立春の候、春草のみぎり

※3月以降の月は、本やネット等でご自身で調べてみましょう。

4.主文

  • 時候の挨拶の後に一行改行して、「主文」を書きます。
  • ワープロ書きでもいいですが、手書きの場合は丁寧さを心がけます。
  • 誤字・脱字は厳禁です。一字でも間違ったら、書き直しをしましょう。(修正液は使わない)
  • 特に日付など、書きもれがないように記入します。
  • 宛名では、どんなに長い社名でも(有) (株)などの省略はしない。
  • 企業や部門、係など部署宛てであれば「御中」をつける。
  • あて先が、採用担当者あどの個人宛てであれば「様」をつけます。
  • 相手の名前と役職がわかる場合は、「吉田部長様」× → 「部長 吉田様」○

5.用件を結ぶ挨拶

  • 「何卒、よろしくお願い申し上げます。」「まずはお願いまで」など。

6.用件を結ぶ挨拶

  • 一行改行して、文末右側に結語を入れる

7.氏名、住所、電話番号、メールアドレスは忘れずに

2. その他の注意点

  • 内容も大切ですが、封筒が汚れていたりシワシワであれば、中身を見る前に印象を決めてしまうものです。
    手書きであれば字の丁寧さもポイントになります。
  • 封筒はのりづけで封をします。(セロハンテープやホッチキスは使用しません)
  • 締め切り日を確認して余裕を持って投函する。(書留や簡易書留を利用する)

3. 見やすいビジネス文書(手紙・御礼状・提出書類)を作る

企業より資料や案内書が到着した後や面接後、会社訪問後などは、必ずお礼状を出しましょう。お礼状を出すことによって、熱意や積極性、安心感が伝わります。

  1. 横書きが一般的
  2. 表記は現代仮名づかいで
    ・常用漢字表、現代仮名づかいに基づき、読みは常用漢字音訓表に準じる。
    ・学術用語、専門用語には出来るだけルビをふる。
  3. 難しい用語は使わない
    ・わかりにくい言葉、むずかしい語は出来るだけ、日常用語に置き換える。
    ・略語、俗語、方言、新語は使用しない。
  4. 数字はアラビア数字が基本
    ・ビジネス文書では、数字は特に注意して表すことが大切である。
    ・通常、アラビア数字を用いるが、誰でも一目で分かる様な配慮が必要である。
    ・年号や電話番号以外は3桁ごとにカンマで区切る。
  5. いろいろな記号を使いこなす
    ・句読点は付け方を誤ると、意味が異なり分かりにくくなる可能性がある。
    ・「?」や「!」などの感情表現を示す記号は、ビジネス文書には用いない。
  6. 見出しは文章のきめて
    ・見出しは受け取る側に内容がわかるように工夫し、要領よくまとめる。
  7. 訂正ははっきり分かりやすく
    ・基本は、書き直す(誤字・脱字のままで出さない)
    ・訂正は「−」又は「=」で消し、訂正消印を押し、正しい文字を上部に記入。
    ・数字の場合は誤った数字だけでなく当該数字全てを消し、正しい数字を記入
    ・数字の場合は「<」又は「{}」を使いその中に正しい追加文字を記入する。
  8. ページに数字を入れる
  9. 上手に仕上げるテクニック
    ・表やグラフなど簡単な物は本文中に入れ、別にするときは「別紙参照」として、添付書類に一括してまとめる

4. 封筒記入の注意点

封筒記入の注意点
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